Organiser la Journée des communes vaudoises
Organiser le plus grand événement politique vaudois de l’année est une merveilleuse occasion de :
- Faire rayonner sa commune et sa région dans tout le canton
- Accueillir l’ensemble du monde politique vaudois
- Faire naître des synergies et créer une cohésion
- Etre une vitrine pour les sociétés et entreprises locales (via les visites dans la région le matin notamment)
- Favoriser les liens au sein de la commune (entre bénévoles, entre les membres du comité d’organisation, etc.)
- Créer des souvenirs mémorables
- Faire perdurer cette manifestation inscrite au patrimoine immatériel vaudois
Seul ou à plusieurs
La commune peut décider de l’organiser seule ou avec des communes voisines. L’événement peut être couplé à d’autres manifestations pour optimiser les infrastructures notamment et obtenir l’aide des jeunesses (giron par exemple).
Deux ans d’anticipation
La commune intéressée à organiser la JCV sur son territoire prend contact avec l’UCV. Sa candidature est soumise au vote lors de l’assemblée générale précédant de deux ans l’année concernée.
Comité d’organisation
La commune constitue souvent un comité d’organisation afin de formaliser et faciliter l’organisation de la JCV. Pour cela, une association peut être créée et inscrite ou non au registre du commerce.
Le comité d’organisation est généralement composé des dicastères suivants : secrétariat, sponsoring, sécurité, bénévoles, marketing / communication, finances, mobilité / transports, animations / visites, restauration, infrastructures.
Il se réunit de manière régulière et de plus en plus soutenue au fil des mois.
Secrétariat
En soutien au comité dans son ensemble, il élabore le statut de l’association si elle est créée, envoie les convocations aux séances du comité, élabore les ordres du jour, les procès-verbaux, etc.
Sponsoring
La manifestation est financée, outre par la vente des livrets de fête, en majeure partie par le sponsoring. La commune peut décider de chercher des sponsors par elle-même et gérer tout cet aspect ou faire appel à un externe, comme la société Artefact, par exemple, qui collabore depuis de longues années avec les communes vaudoises qui organisent la JCV.
Sécurité
Parking, samaritains, gendarmerie, pompiers, protection civile, etc. la sécurité est un gros poste pour cette manifestation d’envergure.
Bénévoles
Chaque année de nombreux habitants et autres bénévoles s’engagent pour aider à mettre sur pied la JCV. Il s’agit de les recruter, les motiver, les briefer, les gérer le jour J, etc.
Marketing / communication
Un aspect important pour faire adhérer les autorités et la population (pour le bénévolat) à la manifestation mais aussi donner envie à toutes les communes vaudoises et aux différents invités de venir le jour J.
Finances
Un budget bien ficelé et qui s’adapte au fur et à mesure que les mois passent est important étant donné l’envergure de l’événement et les montants en jeu. Le but est qu’avec la vente des carnets de fête et le sponsoring, la commune n’en ressorte pas perdante.
Mobilité / transports
Un véritable challenge lorsqu’on accueille presque 2000 personnes en une seule et même journée. Le lieu de la manifestation est autant que possible pensé par rapport à sa desserte. Un partenariat est conclu entre l’UCV et Mobilis pour inclure un titre de transport valable durant la journée pour les personnes qui se rendent à la JCV. Des parkings sont néanmoins toujours à prévoir. Les transports pour les visites de la matinée sont aussi un enjeu majeur.
Animations / visites
Activités sportives et culturelles ainsi que visites d’entreprises régionales sont à organiser pour les quelque 1000 personnes qui ne sont pas à l’assemblée générale durant la matinée. Les communes organisatrices prévoient généralement aussi des animations durant le banquet (fanfare locale) ou après celui-ci, sur la place de fête (groupes de musique par exemple).
Restauration
Le repas réunit environ 1700 personnes, à table, dans un même lieu. Le souvenir de la journée est souvent lié au repas : choix du traiteur, service, choix des plats et des boissons, structure des cuisines, etc. sont autant d’éléments à penser, le tout pour un très grand nombre de personnes !
Infrastructures
Salle pour l’assemblée générale, lieu pour le repas, place des fêtes, emplacements des sponsors, WC, signalétique, etc. Les infrastructures sont conséquentes et doivent être réfléchies au mieux pour faciliter au maximum le grand flux de personnes.
Besoin de plus d'informations ?
Un cahier des charges plus détaillé sur ce que doit prévoir la commune et d’autres documents utiles (livrets de fête des éditions précédentes, budget, statuts des associations créées, etc.) sont disponibles auprès de l’UCV : 021 557 81 30 ou ucv(at)ucv.ch.