Conseils aux communes

Durant la période de crise liée à la pandémie du Covid-19, nous publions sur cette page toutes les communications et informations nécessaires aux communes, celles-ci étant amenées à évoluer en fonction des mesures prises par les autorités fédérales et cantonales. Dès lors, nous vous recommandons de consulter cette page avec régularité. 

Hotlines et informations de l'Etat de Vaud :

La récolte de signatures pour les initiatives et référendums communaux, cantonaux et fédéraux est autorisée depuis le 1er juin 2020, à condition qu’un plan de protection ait été mis en place. La Confédération met à disposition des communes et des cantons un aide-mémoire sur la reprise des récoltes de signatures. A noter que de nouveaux délais courent concernant les initiatives et référendums au niveau fédéral.

Les conseils communaux, commissions, groupes politiques et partis sont autorisés à se réunir à condition qu’un plan de protection ait été mis en place. Conformément à la directive des chefs du DEIS et du DSAS du 15 mai 2020, les communes ou les partis politiques sont toujours tenus de soumettre aux préfectures un plan de protection qui respecte les mesures de distanciation et règles d’hygiène de l’OFSP. L'UCV tient à jour une liste de salles disponibles pour l'organisation de conseils communaux ici.

L’EMCC a émis des lignes directrices afin de préciser les mesures de protection du personnel lors de trajets professionnels en véhicule. Ces mesures devront être intégrées dans les plans de protection Covid-19 des services et entités concernés. Lorsque la distance physique de sécurité de deux mètres entre deux personnes ne peut être respectée sur le lieu de travail, il est recommandé le port du masque. Ce principe est pareillement applicable aux trajets professionnels effectués en véhicule.

Dans cette optique, les autorités et entités concernées devront donc veiller à :

  • Garantir une distance physique supérieure à deux mètres entre les occupants du véhicule (notamment par la limitation du nombre de collaborateurs par véhicule) ;
  • Proposer des mesures de protection adaptées à la situation de travail lorsque cette distance ne peut pas être assurée, soit :
    • Ordonner le port du masque lorsque plusieurs personnes occupent un véhicule ou lorsque les tournus des équipes sont importants ;
    • Tolérer exceptionnellement des dérogations à l’obligation du port du masque pour autant que les collaborateurs aient travaillé en binôme pendant une longue durée et de façon régulière ;
    • Contraindre le port du masque à l’ensemble des occupants du véhicule, dans tous les cas, en présence d’une tierce personne.

 

L'Etat-major cantonal de conduite invite les communes à rouvrir les lieux publics et les accès au lac qui auraient été fermés et ce, dès le 19 mai 2020.

Lire la recommandation de l'EMCC.

Liste des salles disponibles ici

Les séances des Conseils communaux et généraux peuvent reprendre, à la condition de respecter certains principes de protection précisés ici, notamment les mesures de distanciation sociale. Or, toutes les communes ne disposent pas d’une salle suffisamment grande pour permettre aux membres des conseils de se réunir.

C’est pourquoi l’UCV a établi une liste des salles permettant aux Conseils communaux et généraux de tenir séance tout en garantissant le respect des normes (espace de 4m2 par personne, solution hydroalcoolique, nettoyage des surfaces, flux de circulation, etc.). Les salles et les mesures adoptées ont toutes été approuvées par les préfectures des districts concernés.

Vous pouvez contribuer à alimenter cette liste en envoyant par mail à Mme Tamara Giczi les informations suivantes :

  • nom de la salle 
  • adresse de la salle 
  • nombre de places assises avec le respect des normes 
  • équipements à disposition (beamer et sonorisation) 
  • mention du prix ou la gratuité de location pour une soirée (une séance de conseil) 
  • personne de contact pour la location (téléphone et/ou courriel)
  • date de l’accord de la Préfecture pour l’utilisation de la salle et son dispositif de protection 

Nous vous rendons attentif au fait que chaque séance du conseil devra être annoncée au préalable à la Préfecture de votre district, même si la salle et le dispositif prévu ont déjà fait l’objet d’une validation.

Nous vous souhaitons une bonne reprise tout en sécurité !

La réouverture des écoles obligatoires et des commerces dès le 11 mai s’accompagne de la reprise quasi complète de l’offre des transports publics dans le canton. L’application par les entreprises de transport et les usagers du plan de protection pour les transports publics établi au niveau suisse doit permettre de garantir des voyages les plus sûrs possible. En matière de transport scolaire, ce plan a été mis en cohérence avec les comportements que les écoliers devront adopter en classe.

Plusieurs documents utiles pour une reprise en sécurité :

  • Une directive fixant les règles et recommandations aux entreprises de transports publics ainsi qu’aux communes en charge d’organiser les transports scolaires ;
  • Affiche A3 rappelant aux écoliers, aux chauffeurs et au personnel accompagnant les bons comportements à adopter dans le cadre d’un transport scolaire à afficher ou diffuser dans les véhicules qui assurent des déplacements scolaires ;
  • Affiche au format 13:9 pour les écrans vidéos.

Sécurité routière : pose de banderoles "rentrée scolaire" et ASP

Afin de rappeler aux usagers la reprise des cours et la présence d’enfants sur le chemin de l’école, des banderoles « rentrée scolaires » peuvent être mises à proximité des écoles dès le lundi 11 mai mais uniquement pour une période de deux semaines pour avoir un véritable effet d’annonce. À partir du 24 mai elles doivent être retirées avant d’être de nouveau installées pour la rentrée scolaire 2020.

Dans le même but de prévention, les polices vont renforcer leur présence aux abords des écoles durant cette période, les communes peuvent également engager leurs ASP pour cette mission de prévention.

Ces mesures sont à libre appréciation des communes.

Le Conseil d'Etat a édicté un arrêté en date du 23 avril, relatif à l'adaptation de certaines règles en matière communale et de droits politiques dans le cadre de la lutte contre le coronavirus COVID-19, dont voici les principales informations :

  • Les conseils communaux ou généraux sont autorisés à se réunir, pour autant que les recommandations de l'Office fédéral de la santé publique (OFSP) en matière de distance sociale et d'hygiène puissent être respectées. Les préfectures doivent être informées quant à la tenue des séances et sont chargées d'examiner si toutes les recommandations sont respectées. 
  • Lorsque les recommandations de l'OFSP ne peuvent être respectées, les conseils généraux et communaux peuvent requérir du Conseil d'Etat qu'il les autorise à prendre des décisions sans se réunir. 
  • Par ailleurs, les scrutins communaux peuvent à nouveau être organisés, toujours dans le respect des recommandations sanitaires de l'OFSP. Le vote au local de vote demeure néanmoins interdit. 
  • Le Conseil d'Etat précise dans cet arrêté, le calendrier 2020 fixé aux communes pour l'adoption de leurs comptes 2019. 
  • La directive s’applique également aux associations de communes au sens de l’article 112 de la loi sur les communes (LC). 

La directive adoptée le vendredi 15 mai par le chef du Département de l'économie, de l'innovation et du sport et la cheffe du Département de la santé et de l'action sociale autorise les groupes politiques des conseils communaux à se réunir. Cette directive permet de clarifier la situation puisque :

  • Elle reconnaît que les réunions des groupes politiques peuvent bénéficier d’une dérogation au sens de l’article 7 de l’Ordonnance 2 COVID-19
  • Elle conditionne de telles réunions à la présentation d’un plan de protection auprès de la Préfecture du district concerné à laquelle il appartient d’examiner si les conditions posées par l’article 7 lettre b de l’Ordonnance 2 COVID-19 sont remplies. A défaut, la Préfecture peut interdire la réunion.

Les commissions des conseils généraux et communaux sont également autorisées à se réunir pour autant qu'elles respectent les mêmes normes.

Organisation d'une séance de Conseil

La Préfecture du district de la commune valide la tenue de chaque séance du Conseil, même si la salle et le concept de protection ont déjà fait l'objet d'une validation pour une séance précédente. La commune doit donc proposer un concept de protection qui tient compte notamment des éléments suivants :

  • 4m2 par personne : la salle doit donc être suffisamment grande, le cas échéant le conseil peut sièger dans une autre salle que "la salle du Conseil". 
  • des solutions hydroacooliques sont mises à disposition à l'entrée et dans la salle. La distribution de masque peut compléter cette mesure.
  • les surfaces sont nettoyées et désinfectées avant et après une séance. Les directives pour le nettoyage des salles de classe dans les collèges constituent un bon mode d'emploi.
  • la salle devra être marquée par un flux de circulation des personnes. Pensez aux magasins de bricolage : des flèches au sol, des couloirs de circulation, des marques pour respecter les distances et éviter les agglutinements de personnes, entrées et sorties au compte-gouttes.
  • si la salle est équipée d'un équipement de sonorisation et d'un affichage frontal numérique, les appareils qui changent de mains (micro, télécommande, etc.) doivent être désinfectés entre chaque utilisateur. Il existe des supports spécifiques pour les micros. 
  • enfin, inspirer vous du plan de protection proposé par la Confédération : https://www.seco.admin.ch/seco/fr/home/Arbeit/neues_coronavirus/schutzkonzepte.htm

L'UCV établit une liste des salles permettant aux Conseils généraux et communaux de tenir séance en toute sécurité. Elles sont proposées par des communes, cette mutualisation doit permettre de faciliter l'organisation des séances des Conseils. 

L’EMCC a mis en œuvre un concept général de fourniture distribution d’équipements de protection individuelle au profit de l’administration cantonale et des administrations communales. Cela concerne les masques de protection, les solutions hydro-alcoolique et les protections plexiglas.

Dès le 27 avril 2020, les communes peuvent commander ce matériel sur www.dal-vd.ch/ (shop en ligne de la Direction des achats et de la logistique) grâce à un accès reçu par mail. Une fois la commande effectuée par la commune et validée par l’EMCC, le matériel commandé devra être retiré après 48 heures par la commune dans l’un des quatre centres logistiques situés à Tolochenaz, Lausanne, Chavornay et Saint-Légier-La Chiésaz. A noter que les coûts liés à la fourniture de ce matériel seront facturés au prix coûtant, y inclus les frais de gestion logistiques.

En cas d’urgence, les communes peuvent être équipés d’un petit stock de base. Plus d’infos sur la hotline à disposition des communes à ce sujet ouverte du lundi au vendredi (8h à 17h) au 021 338 08 28 ou par mail via covi19.logemcc(at)vd.ch

Vendredi 24 avril 2020, le Conseil d'Etat a adopté une modification de l'arrêté d'application de l'ordonnance 2 COVID-19, et notamment de son article 8, dont la teneur est désormais la suivante : "Le Conseil d'Etat, pour l'administration cantonale, et les municipalités, pour l'administration communale, fixent les conditions et les heures d'ouverture des guichets, dans le respect des normes d'hygiène et de distance sociale communiquées par les autorités sanitaires".

Il n’y a donc plus d'interdiction de principe d'ouvrir les guichets des administrations communales, chaque municipalité étant compétente pour en décider s'agissant de son administration, étant entendu que les administrations publiques doivent désormais progressivement reprendre leurs activités dans le respect de leurs plans de protection et des recommandations de l'OFSP.

L'UCV rappelle aux communes que la Poste propose aux personnes âgées de plus de 65 ans qui ne peuvent plus sortir de leur logement et qui ne bénéficient pas de soutien spécifique les services suivants : retraits en espèces, paiement de factures et prise en charge d’envois sur le pas de la porte.

Pour que les personnes concernées puissent en bénéficier, la Poste invite les autorités communales à transmettre leurs données personnelles (prénom, nom, adresse, numéro de téléphone) par mail à l’adresse serviceadomicile(at)poste.ch 

Plus d'infos dans le document transmis aux autorités communales disponible ici.

Les "vacances" de Pâques approchant à grand pas, un certain nombre de communes se tournent vers le service juridique de l'UCV afin de savoir si les vacances planifiées par les collaborateurs peuvent être prises, voire s'il est envisageable de les imposer ? 

Une fois de plus, la réponse n'est pas unanime. Il est par ailleurs loisible de le constater régulièrement dans la presse, les opinions des divers milieux et avocats ne se rejoignant pas. Ceci est tout fait cohérent étant donné la période pleine d'incertitudes que nous vivons tous.

Il s'agit de faire preuve de pragmatisme et de tenir compte de la situation globale, notamment de la volonté du collaborateur, de la durée des vacances, de la taille de la commune et de l'organisation communale à court, moyen et long terme. 

S'il est vrai qu'en période de "semi-confinement" il est difficile de défendre l'idée que les collaborateurs sont pleinement en mesure d'usufruiter de leurs vacances, il convient de manifester une certaine souplesse tant du côté de l'employeur que de l'employé. 

Dans l'attente de directives, l'UCV est d'avis que, dans l'immédiat, un accord entre l'employé et l'employeur devrait être trouvé, afin d'éviter dans la mesure du possible, d'imposer les vacances à l'employé si tel n'est pas son souhait. Selon les conditions d'organisation, l'employeur pourrait devoir imposer certaines restrictions afin d'éviter que tous les collaborateurs ne décident de prendre leurs vacances au même moment, et de surcroit cumulées. En effet, dans de nombreuses communes, il n'est pas envisageable que tous les employés prennent l'entier de leur droit aux vacances annuel (4-5 semaines en général) uniquement sur la seconde moitié de l'année. Si les employés ne prennent pas de vacances durant cette période de crise, une planification annuelle des vacances de l'ensemble des collaborateurs paraît d'autant plus importante, notamment pour déterminer si cette option est envisageable et à quelles conditions. 

Le contexte de confinement actuel amène les communes à se poser des questions qui découlent de leur rôle en tant qu’employeurs, en particulier pour ce qui a trait au versement des salaires aux personnes empêchées de travailler, sans faute de leur part, sur ordre des autorités cantonales et fédérales. Si la Confédération a annoncé un certain nombre de mesures afin de faciliter les procédures liées à la réduction de l’horaire de travail (RHT), il apparait que, d'après le site de l'Etat de Vaud, les entreprises de droit public ne réunissent pas les conditions donnant droit à l'indemnité en cas de RHT car elles n'encourent pas de risques d'exploitation. Elles ne sont pas exposées au risque de fermeture économique ou de faillite par exemple.

Par extension, les collectivités publiques ne devraient pas bénéficier des indemnités de l'assurance chômage puisqu'elles ne sont pas exposées aux risques de fermeture économique et de faillite au même titre que les entreprises: 

Site de l'Etat de Vaud: Les entreprises de droit public ont-elles droit à la RHT ?

Dès lors, les communes sont tenues de verser les salaires, dans leur intégralité, à leurs travailleurs empêchés de travailler, sans faute de leur part, le jour de paie habituel. 

Les communes qui le souhaitent peuvent soutenir les entreprises et les particuliers qui rencontrent actuellement des difficultés financières importantes.

L'enjeu principal concerne la trésorerie des entreprises : sans activité, pas de facturation des prestations et, par conséquent, pas de rentrée d'argent permettant de payer les salaires et les charges fixes. Si des mesures seront prises par la Confédération et l'Etat de Vaud pour accorder le chômage partiel et des aides financières, les communes peuvent soulager momentanément les problèmes de liquidité des entreprises et associations en :

  • Réglant les factures des créanciers le plus rapidement possible ;
  • Accordant un délai supplémentaire aux débiteurs personnes morales ;
  • Suspendant l'encaissement des loyers commerciaux dans des immeubles appartenant à la commune ;
  • Suspendant l'encaissement de certaines taxes qui toucheraient les entreprises ;
  • Maintenant les subventions prévues aux associations sportives et culturelles, notamment pour des événements particuliers qui ont été annulés, mais dont une partie ou la totalité des coûts avaient déjà été engagés ou dont les recettes prévues devaient couvrir des charges salariales ou fixes.

Une seconde difficulté concerne tous les travailleurs dont le salaire n'est pas garanti mais dépend exclusivement de la réalisation des prestations (employés à l'heure, intermittents du spectacle, etc.). Les communes peuvent alors aider ces personnes en :   

  • Payant les salaires du personnel communal rémunéré à l'heure, sur la base d'une moyenne de 2 à 3 mois, selon l'activité, de l'année précédente à la même période. Cette solution doit tenir compte de la profession ;
  • Mettant en place un fonds de soutien pour cette catégorie de personnes, distribué selon des critères à établir (par exemple compensation partielle de l'activité, etc.) ;
  • Mettant en place des mesures d'allégement pour cette catégorie de personne, par exemple suppression de taxes communales ou distribution de biens de première nécessité ;
  • Employant cette catégorie de personnes, pour autant qu'elles ne soient pas dans une catégorie à risque, pour des tâches communales de soutien à la population. 

La question du rôle des communes dans le cadre des mesures permettant de limiter une crise économique généralisée viendra dans un deuxième temps. Elles pourront sans doute jouer un rôle de soutien à la demande tout en maintenant une fiscalité avantageuse. Toutefois, les plans de relance économique seront essentiellement mis en place par la Confédération et les cantons.

La situation actuelle étant particulière, les informations publiées sont soumises aux réserves d'usage. Les conseils juridiques formulés tiennent compte de la situation exceptionnelle, mais ne sauraient constituer un avis de droit.  

Selon la jurisprudence, l’enquête publique (109 LATC) a essentiellement pour but de renseigner les intéressés de façon complète sur la construction projetée. En ce qui concerne l’administré, celui-ci ne doit pas être gêné dans l’exercice de ses droits et ne doit pas en subir un préjudice. 

Pour toutes les enquêtes publiques en cours, les communes qui souhaiteraient mettre en place des conditions permettant la consultation des dossiers en toute sécurité par la population, dans le strict respect des mesures d'hygiène et de distance sociale, restent libres de s'organiser dans ce sens. Elles doivent, cas échéant, faire la publicité nécessaire (pilier public, site internet, courriels, etc. ) permettant aux administrés qui le souhaitent, de faire valoir leurs droits. 

Les oppositions n'ont pour seule exigence que le respect de la forme écrite et un dépôt dans le délai d'enquête, elles n'ont pas à être motivées. Dès lors, même en l'absence de la possibilité de consulter les dossiers d'enquête, toutes oppositions intervenant dans les délais actuels doivent pouvoir être prises en considération. Les dossiers d'enquête seront, dans ce cas de figure, consultables ultérieurement. 

En ce qui concerne le permis de construire, le Conseil d'Etat a édicté ce jeudi 23 avril certaines mesures d'allègements, notamment quant aux procédure administratives en cours et à venir, qui permettent aux autorités communales de reprendre la publication et la notification d'actes entraînant des délais, soit en l'espèce les mises à l'enquête et les décisions administratives (permis de construire). 

Dans ce contexte de crise liée au Covid-19, les pharmacies sont débordées de demandes, notamment pour la livraison des médicaments à domicile. Afin de les soulager dans cette tâche, la Société vaudoise de pharmacie invite les communes qui ont du personnel disponible à contacter les pharmacies de leur région pour proposer leur aide et coordonner un service de livraison, notamment avec d'autres biens de première nécessité. Le personnel communal volontaire devra être informé des règles de sécurité nécessaires à la situation et aux tâches demandées. 

Dans ce contexte de crise liée au Covid-19, les pharmacies sont débordées de demandes, notamment pour la livraison des médicaments à domicile. Afin de les soulager dans cette tâche, la Société vaudoise de pharmacie invite les communes qui ont du personnel disponible à contacter les pharmacies de leur région pour proposer leur aide et coordonner un service de livraison, notamment avec d’autres biens de première nécessité.

Les communes sont également invitées à soutenir les entreprises et les particuliers qui rencontrent actuellement des difficultés financières importantes. Nous vous proposons un certain nombre de mesures directement sur notre site Internet.
 

Dans ce contexte de crise liée au Covid-19, l’UCV, en partenariat avec d’autres acteurs, a mis en place des sites d’information (avec FAQ) évoluant en fonction de l'actualité. Nous vous invitons à les consulter régulièrement : 

  • UCV : nous avons mis en place une page Internet dédiée aux mesures prises par l’UCV, ainsi que cette page dédiée aux communes vaudoises et consacrée aux aspects juridiques et financiers liés à la situation exceptionnelle. Tout le personnel de notre secrétariat reste à votre disposition, prenez contact ici.
  • Unisanté : une page Internet centralise des informations utiles aux communes en matière sanitaire, ainsi qu’une check-list pour l’organisation de l’urgence. Unisanté répond aux questions des communes par courriel à communes(at)unisante.ch
  • Pro Senectute Vaud : l'association procure de nombreux conseils aux personnes âgées sur son site internet.

Un effort de centralisation et de coordination de l’information est en cours.